Teamassistenz / Projektassistenz (w/m/d) - Recklinghausen

Du möchtest die Geschäftsleitung im operativen Alltag entlasten, Projekte strukturiert voranbringen und als zentrale Schnittstelle für Teams, Themen und Informationen wirken? Dann suchen wir genau Dich, zum nächstmöglichen Zeitpunkt als:

Team- & Projektassistenz (w/m/d) - Recklinghausen

Als Team- & Projektassistenz (w/m/d) unterstützt Du das Büro der Geschäftsführung in administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben. Im Fokus stehen professionelle Präsentationen, strukturierte Übersichten, eine verlässliche Meeting- und Eventorganisation sowie die koordinierte Zusammenarbeit mit verschiedenen internen Schnittstellen. Dafür brauchen wir Deine Unterstützung!

Die Arsipa Gruppe ist eine schnell wachsende, PE-backed Unternehmensgruppe im Bereich Health, Safety & Environment, unterstützt von Warburg Pincus. Mit über 1.000 Mitarbeitenden, 20+ Tochtergesellschaften und 48 Standorten in Deutschland und Österreich bauen wir im Rahmen einer klaren Buy-&-Build-Strategie eine skalierbare Plattform mit nachhaltiger Wertschöpfung. Unser Ziel: eine der führenden Anbieterinnen im deutschsprachigen Markt - unterstützt durch zentrale Funktionen wie Finance, HR, Marketing und IT am Standort Berlin.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsleitung & Organisation

  • Unterstützung des Büros der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

  • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.

  • Strukturierte Koordination von Terminen, Informationen und internen Abstimmungen.

  • Verlässliche Unterstützung im Tagesgeschäft mit Blick für Prioritäten, Details und Vertraulichkeit.

• Präsentationen, Dokumente & Digitale Tools

  • Erstellung und Aufbereitung professioneller Präsentationen, Dokumente und Übersichten in PowerPoint, Word und Excel.

  • Sicherer Einsatz von Microsoft Teams und Planner für digitale Zusammenarbeit und Projektorganisation.

  • Strukturierte Aufbereitung von Informationen, Ergebnissen und Entscheidungsgrundlagen.

  • Offenheit gegenüber KI-Anwendungen sowie Interesse, diese aktiv kennenzulernen und im Arbeitsalltag sinnvoll einzusetzen.

• Projekt-, Schnittstellen-, Eventmanagement

  • Mitarbeit an bereichsübergreifenden Projekten in einem dynamischen Unternehmensumfeld.

  • Unterstützung bei der Abstimmung zwischen verschiedenen Teams, Funktionen und Stakeholdern.

  • Nachhalten von Aufgaben, Timelines und nächsten Schritten.

  • Organisation und Umsetzung von Team-Events sowie Unterstützung bei der Planung interner Veranstaltungen.

Deine Startvoraussetzungen:

• Das bringst Du mit:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung.

  • Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint und Word sowie routinierter Umgang mit Excel.

  • Sicherer Einsatz von Microsoft Teams und Planner in der digitalen Zusammenarbeit.

  • Strukturierte, eigenverantwortliche und diskrete Arbeitsweise sowie sehr gute Deutschkenntnisse.

• Das hilft Dir, schneller erfolgreich zu sein:

  • Gute Englischkenntnisse wären wünschenswert.

  • Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungen oder Führungsteams wäre von Vorteil.

  • Interesse an digitalen Tools, KI-Anwendungen und modernen Arbeitsweisen wäre ein Plus.

  • Freundliches, souveränes Auftreten sowie Freude an Organisation, Kommunikation und Schnittstellenarbeit runden Dein Profil ab.

Unsere Benefits:

• Attraktives Arbeitsumfeld: Dich erwartet ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit leistungs- und erfahrungsgerechter Bezahlung, geregelten Arbeitszeiten und verlässlich planbarem Urlaub (30 Tage).

• Moderner Arbeitsplatz: Ein modern und ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz mit mehreren Bildschirmen, höhenverstellbarem Schreibtisch, ergonomischem Bürostuhl und moderner Hardware unterstützt Dich in Deinem Arbeitsalltag.

• Starke Teamkultur: Eine offene und wertschätzende Zusammenarbeit mit regelmäßigen Teammeetings, Feedback-Gesprächen, transparenten Entscheidungsprozessen, kurzen Kommunikationswegen sowie Budget für Teamevents.

• Abwechslungsreiches Aufgabenfeld: Ein vielseitiges Arbeitsumfeld mit hoher Autonomie, flachen Hierarchien und der Möglichkeit, Geschäftsführung, Projekte, Events und interne Schnittstellen aktiv zu unterstützen.

• Zusätzliche Extras am Standort Recklinghausen: Gemeinsame Aktivitäten und Teamevents, Geschenke zu Geburtstag und Weihnachten, sehr gute Verkehrsanbindung, Parkplätze vor Ort, frisches Obst sowie eine kostenfreie Auswahl an Heißgetränken, Softdrinks und Wasser.

Unser Bewerbungsprozess:

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung über unser Stellenportal. Nach der Prüfung Deines CVs erwartet Dich ein dreistufiger Bewerbungsprozess. Zum Start lernst Du Niklas (Werkstudent HR) in einem ersten Austausch kennen. Danach folgt ein Video-Call mit dem Fachbereich. Im finalen Schritt hast Du die Möglichkeit, das Team vor Ort in Recklinghausen kennenzulernen und noch tiefere Einblicke in unsere Organisation zu bekommen. Werde Teil unserer spannenden Reise!

Wir freuen uns auf Dich!