Executive Assistant to the CEO (w/m/d)

Wir suchen eine*n Executive Assistant to the CEO (w/m/d) für unsere wachsende Unternehmensgruppe in Berlin. 

In dieser Rolle unterstützt du unseren CEO und den Chief of Staff bei operativen und strategischen Themen. Du bist die zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern und stellst sicher, dass sich das Top-Management auf die Weiterentwicklung unserer Unternehmensgruppe konzentrieren kann. 

Die Arsipa GmbH ist eine deutschlandweite Unternehmensgruppe in den Bereichen Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin und Umweltschutz. Wir verfolgen eine Private Equity Buy & Build Strategie und sind mit unseren 23 Tochterunternehmen sowie über 750 Mitarbeiter*Innen an insgesamt 50 Standorten in Deutschland und Österreich vertreten. 

Unsere Vision ist es, Arbeitsschutz neu zu denken: Persönlich, individuell und aus einer Hand. Durch den Zusammenschluss von erfolgreichen regionalen Betrieben zu einer Unternehmensgruppe werden wir einer der führenden drei Marktteilnehmer im deutschlandweiten Health & Safety Markt. Von unserem Hauptsitz in Berlin aus unterstützen und entlasten wir unsere Partnerbetriebe in den Bereichen Personal, Marketing, Finanzen sowie IT und fördern gleichzeitig den fachlichen Austausch zwischen Kolleg*Innen anderer Partnerbetriebe der Arsipa Gruppe. 

Deine Aufgaben: 

• Enge Zusammenarbeit mit dem CEO und Chief of Staff im Tagesgeschäft und bei Sonderprojekten 

• Selbstständige Organisation und komplexe Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen 

• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich Protokollführung  

• Diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen sowie eigenständige Übernahme von Projekten 

• Professionelle Korrespondenz und Dokumentation in Deutsch und Englisch 

Deine Startvoraussetzungen: 

• Mehrjährige relevante Berufserfahrung, idealerweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld 

• Ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative 

• Belastbarkeit, Flexibilität und Lösungsorientierung – auch unter Zeitdruck 

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

• Höchste Diskretion und Professionalität im Umgang mit sensiblen Informationen 

• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Word, Excel sowie modernen Tools (inkl. generativer KI) für Terminplanung, Kommunikation und Aufgabenmanagement – mit der Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten 

• Routiniert im Umgang mit hohem E-Mail-Aufkommen: professionelle Korrespondenz, diskrete Bearbeitung von Anfragen und verlässliches Nachhalten von Follow-ups 

• Ausgeprägte Serviceorientierung mit Empathie, Professionalität und Diskretion – Aufbau vertrauensvoller Beziehungen zu allen relevanten Stakeholdern 

Unsere Benefits: 

• Strukturiertes Onboarding: Ein durchdachter Einstieg mit persönlicher Begleitung durch unser tolles Team – für einen sicheren und erfolgreichen Start bei uns 

• Arbeiten vor Ort in Berlin: 5 Tage Office - für den optimalen Teamspirit im Büro.  

• Zentral gelegenes Office mit Wow-Faktor: Unser Standort im 12. Stock des Rocket Towers bietet einen beeindruckenden 360°-Blick über Berlin – zentral in Kreuzberg/Mitte gelegen und optimal erreichbar 

• Moderne Arbeitsumgebung: Hochwertig ausgestattete Arbeitsplätze, stilvolle Meetingräume und alles, was es für produktives Arbeiten braucht – vom höhenverstellbaren Schreibtisch bis zu einer inspirierenden Atmosphäre 

• Kulinarische Extras: Große Auswahl an Getränken, frischer Kaffee, Snacks – und auch der obligatorische Obstkorb erwartet dich bei uns, neben regelmäßigen Team Lunches und Dinners für alle, die gutes Essen schätzen 

• Transparente Kommunikation: Tägliche Meetings mit deiner Führungskraft und regelmäßige All-Hands Meetings schaffen Klarheit, Nähe und Raum für gemeinsame Erfolge 

• Gesundheit im Fokus: Kostenlose Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios im Rocket Tower  

• Exklusive Vergünstigungen: Zugriff auf unser Corporate Benefits Portal mit zahlreichen Angeboten und Sonderkonditionen bei bekannten Partnern  

Unser Bewerbungsprozess: 

Es trifft nicht jede Anforderung auf dich zu? Kein Problem, bewirb dich trotzdem gerne! 

Wir freuen uns auf deine Bewerbung über unsere Karriereseite. Nach der Prüfung deiner Unterlagen wartet ein dreistufiger Bewerbungsprozess auf dich. 

Dieser startet mit einem kurzen Telefonat mit unserer Recruiterin Samira, gefolgt von einem Videocall mit unserem Chief of Staff, Carl und einem persönlichen Interview vor Ort. Dort besteht die Möglichkeit, das gesamte Team sowie die verschiedenen Aufgaben und Verantwortungsbereiche der Stelle besser kennenzulernen. 

Wenn du gerne Teil dieser spannenden Reise sein und aktiv mitwirken willst, dann sende uns gerne deine Bewerbung. Du erreichst Samira Habermehl - Recruiterin im HR Team der Arsipa Gruppe – unter hr-recruiting@arsipa.de  

Wir freuen uns auf Dich!